Préambule – DEFINITIONS 

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après « RGPD ») fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.  

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données. 

Dans le cas de notre activité, nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel.  

Pour une bonne compréhension de la présente Politique, les termes suivants sont définis comme suit :  

• donnée à caractère personnel : toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (personne concernée) ; est réputée identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale ; 
• personnes concernées (ci-après « Personnes Concernées ») : les personnes dont les données sont traitées par EASY CHR (à l’exception des salariés), et notamment les candidats au recrutement, les clients, prospects et fournisseurs ; 
• traitement de données à caractère personnel : toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction ; 
• violation de données à caractère personnel : une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données ; 
• responsable du traitement : désigne la société EASY CHR, RCS NIMES n° 484549787 ; 
• sous-traitant : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;  
• destinataires : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part du responsable du traitement. 

Objet 

Pour satisfaire à son bon fonctionnement, EASY CHR est tenue de mettre en œuvre et d’exploiter des traitements de données à caractère personnel.  

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible. 

La présente Politique a pour objet de satisfaire à notre obligation d’information et de rappeler les droits dont vous disposez en matière de données à caractère personnel. 

Portée 

La présente Politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux Personnes Concernées, à l’exception des salariés de EASY CHR (qui font l’objet d’une politique spécifique de protection des données).  

La présente Politique ne porte que sur les traitements dont EASY CHR est responsable du traitement. 

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par EASY CHR ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par celle-ci.  

Cette Politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein des relations contractuelles entre EASY CHR et les Personnes Concernées.  

Principes généraux & collecte des données  

Aucun traitement n’est mis en œuvre au sein de EASY CHR s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour nos services, ou traitées en relation avec nos services, et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.  

 Origines des données  

Les données relatives aux Personnes Concernées sont généralement collectées directement auprès d’elles (collecte directe).  

La collecte peut aussi être indirecte :  

• via des entreprises spécialisées (achat ou location de base) ou via les partenaires et fournisseurs de EASY CHR. Dans ce cas, EASY CHR prend le plus grand soin à s’assurer de la qualité des données qui lui sont communiquées ;  
• via du parrainage. Dans ce cas, le parrain s’assure qu’il peut nous communiquer les données de la personne. 

Finalités et bases légales  

Selon les cas, EASY CHR traite vos données pour les finalités suivantes : 

• fourniture de nos produits et services, exécution du contrat d’abonnement ; 
• gestion de la relation client / prospect, prospection commerciale ; 
• gestion de la relation fournisseur, souscription à des produits ou services ; 
• gestion des candidatures ; 
• gestion de la facturation et de la comptabilité ; 
• gestion des réclamations, du précontentieux et du contentieux ; 
• gestion des demandes de désinscription et de désabonnement aux newsletters ; 
• amélioration de nos produits et services, enquêtes de satisfaction, sondages, tests produits et services ;  
• opérations de marketing et communication ; 
• analyses marketing ; 
• statistiques ; 
• archivage.  

Les traitements mis en œuvre par EASY CHR au titre de la présente Politique ont tous pour base légale l’exécution d’un contrat ou l’intérêt légitime de EASY CHR. 

Lorsque c’est nécessaire, EASY CHR recueille le consentement des Personnes Concernées. 

Destinataires des données 

EASY CHR s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes habilités. 

Destinataires internes

• le personnel habilité du service marketing & communication, du service commercial, du service RH, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ; 
• le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.) ;

Destinataires externes

• les partenaires et prestataires de EASY CHR ; 
• les sociétés affiliées à EASY CHR, ou autres entités appartenant au même groupe ;  
• les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ; 
• le personnel habilité des sous-traitants.

Par ailleurs, vos données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, EASY CHR n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données. 

Durée de conservation 

La durée de conservation de vos données est définie par EASY CHR au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle.

Lorsque la réglementation l’exige, ces délais pourront être plus longs. 

De plus, il est précisé qu’en cas de collecte d’une donnée à caractère personnel pour plusieurs finalités, celle-ci sera conservée jusqu’à l’épuisement du délai de conservation ou d’archivage le plus long. 

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux. 

Il est rappelé que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que EASY CHR n’est plus, par la suite, en mesure de restaurer les données. 

Droit de confirmation et droit d’accès 

Vous disposez du droit de demander à EASY CHR la confirmation que des données vous concernant sont ou non traitées.  

Vous disposez également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes : 

• la demande doit émaner de la Personne Concernée elle-même et il ne doit exister aucun doute quant à son identité. À défaut, EASY CHR se réserve le droit de solliciter la communication de tout élément permettant son identification, tel que notamment la copie d’une pièce d’identité ; 
• être formulée par écrit à l’adresse du DPO indiquée à l’article 23 de la présente Politique. 

Vous disposez du droit de demander une copie de vos données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de EASY CHR.

Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, EASY CHR pourra exiger la prise en charge financière de ce coût. 

Si vous présentez votre demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées vous seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.  

Ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.  

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive, c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné. 

Mise à jour – actualisation et rectification 

EASY CHR satisfait aux demandes de mise à jour : 

• automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui, techniquement ou légalement, peuvent être mis à jour ;  
• sur demande écrite émanant de la Personne Concernée elle-même qui doit justifier de son identité. 

Droit à l’effacement  

Le droit à l’effacement ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.  

En dehors de cette situation, les Personnes Concernées pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants : 

• les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;  
• lorsque la Personne Concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;  
• la Personne Concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par EASY CHR et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;  
• la Personne Concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ; 
• les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite. 

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, il s’agit d’un droit individuel qui ne peut être exercé que par la Personne Concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d’éviter toute communication d’informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.  

Droit à la limitation 

Les Personnes Concernées sont informées de ce que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer si la mesure où le traitement opéré par EASY CHR est licite et que les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution d’un contrat.   

Droit à la portabilité 

Le droit à la portabilité ne peut être exercé que dans le cas particulier de données communiquées par la Personne Concernée elle-même, sur des services en ligne proposés par EASY CHR et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas, les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine. 

Décision individuelle automatisée 

EASY CHR ne procède pas à des décisions individuelles automatisées. 

Droit post mortem 

Les Personnes Concernées sont informées qu’elles disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent auprès du DPO (dont les coordonnées sont indiquées à l’article 23 de la présente Politique), par l’envoi d’une demande écrite accompagnée d’une copie d’une pièce d’identité. 

Caractère facultatif ou obligatoire des réponses  

Les Personnes Concernées sont informées sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.  

Droit d’usage 

EASY CHR se voit conférer par les Personnes Concernées un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.  

Toutefois, les données enrichies, qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de EASY CHR, demeurent la propriété exclusive de EASY CHR (analyse d’usage, statistiques, etc.). 

Sous-traitance  

EASY CHR pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement des données à caractère personnel. 

Dans ce cas, elle s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.  

EASY CHR s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’à elle-même. De plus, EASY CHR se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.  

FLUX TRANSFRONTIERES  

EASY CHR se réserve le choix d’avoir ou non des flux transfrontières pour les données à caractère personnel qu’elle collecte et qu’elle traite.   

En cas de transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers à l’Union Européenne ou vers une organisation internationale, EASY CHR s’assurera que celles-ci soient soumises à un niveau de protection adéquat et conforme à la réglementation, en recourant notamment à des garanties appropriées. 

Sécurité 

Il appartient à EASY CHR de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite. 

Parmi ces mesures figurent principalement : 

• l’utilisation de mesures de sécurité pour l’accès aux locaux (fermeture des bureaux, badges, etc.) ; 
• la sécurité de l’accès à nos postes informatiques et smartphones ; 
• login et password pour nos applications métiers ; 
• la gestion des habilitations pour l’accès aux données ; 
• VPN dans le cadre des connexions à distance. 

Pour ce faire, EASY CHR peut se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder, aux fréquences qu’elle estimera nécessaire, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion.    

Les données collectées sont hébergées chez le fournisseur IONOS qui garantit la sécurité physique  

des données par des contrôles d’accès aux datacentres. IONOS est certifié ISO/CEI 27001, PCI-DSS, conformité pour l’hébergement des données de santé en Europe et conformité HDS en France,  

Conformité HIPAA et HITECH pour l’hébergement de données de santé aux États-Unis, RGPD, SOC I-II type 2, CSA STAR, CISPE, PSEE. 

En tout état de cause, EASY CHR s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.  

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, EASY CHR s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés. 

Violation de données 

En cas de violation de données à caractère personnel, EASY CHR s’engage à en notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.  

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les Personnes Concernées, EASY CHR :  

• en avisera les Personnes Concernées dont les données ont fait l’objet de la violation  ;  
• leur communiquera les informations et recommandations nécessaires. 
•  

Pour plus d’informations 

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter le DPO à l’adresse précitée.  

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Cnil : www.cnil.fr